Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 26 oktober 2026
1. Wie is verantwoordelijk?
EvacSafe is een handelsnaam van Gosystems, KvK 78377684. Gosystems is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door EvacSafe. Ons adres is Schuddebeurslaan 51, 2841 KZ Moordrecht. Vragen en verzoeken kunt u sturen naar info@evacsafe.nl.
2. Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken de naam en contactgegevens die u verstrekt, bedrijfsgegevens, uw vraag en relevante projectgegevens, zoals contactpersonen en logboekgegevens. Bij een opdracht kunnen ook financiële gegevens nodig zijn voor facturatie. Het contactformulier vraagt om uw naam, e-mailadres en vraag. Een telefoonnummer is optioneel. Zonder de benodigde contactgegevens kunnen wij uw aanvraag niet beantwoorden.
3. Doelen en grondslagen
Wij gebruiken uw gegevens om uw vraag te beantwoorden, een offerte of opdracht voor te bereiden en afgesproken diensten uit te voeren. Dit gebeurt voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst. Voor zakelijke communicatie en het beveiligen van de website kan ons gerechtvaardigd belang de grondslag zijn. Facturatie en de verplichte administratie berusten op een wettelijke verplichting. Waar wij toestemming vragen, kunt u die weer intrekken via info@evacsafe.nl; dit verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.
4. Contactformulier en e-mail
Wanneer de verzendkoppeling actief is, stuurt het formulier uw gegevens via Resend naar info@evacsafe.nl. Bij een contactverzoek vanuit de chat worden ook het gesprek en de samenvatting meegestuurd nadat u hiermee instemt. Als de verzendkoppeling niet beschikbaar is, kunt u zelf een e-mail sturen. De website slaat contactverzoeken niet op in een eigen database.
5. Informatie-assistent
Zodra de AI-koppeling actief is, worden uw vraag en de recente gesprekscontext via de websiteserver naar OpenAI gestuurd voor een antwoord en eventueel een samenvatting. Tot die koppeling actief is, geeft de website basisinformatie over onze diensten. De website vraagt OpenAI de API-respons niet als gesprek op te slaan; OpenAI kan gegevens verwerken volgens zijn API-beleid. De website bewaart geen gespreksgeschiedenis in een database. Deel geen vertrouwelijke installatiegegevens of persoonsgegevens van anderen. De assistent heeft geen toegang tot een live agenda.
6. Delen met dienstverleners
Gegevens worden gedeeld voor zover dat nodig is voor uw aanvraag, de uitvoering van een opdracht, de werking van de website of een wettelijke verplichting. Dit betreft onder meer hosting, e-mail, cloudopslag en administratie. De website gebruikt ChatGPT Sites en Cloudflare voor hosting en beveiliging, Resend voor formulierverzending en OpenAI als de AI-koppeling actief is. Deze diensten kunnen technische gegevens, zoals IP-adres en browsergegevens, verwerken. Dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; de toepasselijke voorwaarden en privacyinformatie van de betreffende dienst zijn daarbij van belang.
7. Bewaartermijnen
Contactgegevens en correspondentie bewaren wij zolang deze nodig zijn om uw vraag af te handelen en eventuele vervolgafspraken uit te voeren. Voor projectgegevens wordt de termijn bepaald door de looptijd van de opdracht, benodigde nazorg en toepasselijke wettelijke of contractuele verplichtingen. Daarna worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd. Financiële administratie wordt zeven jaar bewaard vanwege de fiscale bewaarplicht.
8. Cookies, voorkeuren en Google Maps
De websitecode bevat geen advertentie- of analysetracking. Uw keuze voor lichte of donkere weergave wordt op uw eigen apparaat opgeslagen onder evacsafe-theme, totdat u de websitegegevens in uw browser verwijdert. De hosting- en beveiligingsdiensten kunnen noodzakelijke cookies of technische gegevens gebruiken. Het contactgedeelte bevat een Google Maps-plattegrond. Bij het laden kan Google uw IP-adres en browsergegevens ontvangen en eigen cookies gebruiken. U kunt de locatie ook rechtstreeks openen in Google Maps.
9. Beveiliging
EvacSafe neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang. Verstuur via het formulier of de chat alleen gegevens die nodig zijn voor uw vraag.
10. Uw rechten en klachten
U kunt, voor zover van toepassing, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of overdracht van uw gegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en gegeven toestemming intrekken. Stuur uw verzoek naar info@evacsafe.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd; wij informeren u dan binnen die eerste maand. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Autoriteit Persoonsgegevens11. Wijzigingen
Deze verklaring kan worden aangepast wanneer onze dienstverlening of website verandert. De actuele versie staat op deze pagina.
12. Chat met EvacSafe via Slack
Als u kiest voor Chat met EvacSafe, delen wij uw berichten na uw toestemming met EvacSafe via Slack. Uw antwoorden worden gekoppeld aan een afzonderlijk websitegesprek. Een willekeurige gesprekssleutel wordt tijdelijk in de sessieopslag van uw browser bewaard om uw antwoorden op te halen. Het gesprek is toegankelijk tot 24 uur na de laatste activiteit, tenzij het eerder wordt afgerond. Gesprekslogs blijven bewaard voor opvolging en archivering; het verlopen van de toegang verwijdert de log niet. Voor opvolging kunnen een ruwe log, samenvatting en acties in de zakelijke Google Drive-omgeving worden opgeslagen. De kopie in Slack valt onder de bewaarinrichting van de EvacSafe-werkruimte. Deel geen wachtwoorden of vertrouwelijke installatiegegevens. U kunt ook kiezen voor e-mail.